Wer Patient*innen medizinisch versorgen will benötigt viel Material. Damit genau das unseren MedEvac-Teams in der Ukraine immer zur Verfügung steht, haben wir unsere Medizin-Logistik in Dnipro neu aufgesetzt. Ein Interview über die enge Verknüpfung von Lagerregalen und Patient*innenversorgung.
Übersetzt aus dem Englischen.

Mein Name ist Gauthier Pourcelle. Derzeit unterstütze ich das CADUS Team in Dnipro in der Ukraine unter anderem bei der Einführung eines neuen medizinischen Logistiksystems.

Durch die Arbeit im CADUS-Teams hatte ich die Gelegenheit, hochqualifizierte Fachkräfte kennenzulernen, deren Engagement und Menschlichkeit ihre Arbeit für Menschen in Not prägen.

Diese Erfahrung hat mir einmal mehr verdeutlicht, wie wichtig die medizinische Logistik bei humanitären Einsätzen ist. Damit medizinische Teams eine sichere und wirksame Versorgung gewährleisten können, muss eine eigens dafür zuständige MedLog-Stelle dafür sorgen, dass der Materialnachschub ordnungsgemäß transportiert, gelagert und verteilt wird – am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und entsprechend dem tatsächlichen Bedarf.

Wie würden Sie Ihre Rolle jemandem erklären, der nicht im humanitären Bereich tätig ist?

Meine Aufgabe als Projektassistentin bestand darin, meine Kolleg*innen bei ihrer alltäglichen Arbeit, ganz praktisch oder z.B. bei Verwaltungsaufgabenn, zu unterstützen. Daneben arbeitete ich am medizinischen Logistiksystem.

Für mich gehts dabei vor allem darum, medizinisches Personal und Patient*innen zu schützen. Ein Medikament kann zwar ausreichend vorhanden sein, aber unbrauchbar, weil es abgelaufen ist oder falsch gelagert wurde. Ein Gerät kann zwar verfügbar sein, aber es fehlen die Verbrauchsmaterialien, um es anschließen zu können. Die Logistik muss diese Probleme vorhersehen, damit sich die Kolleg*innen auf die Patient*innenversorgung konzentrieren können.

Wodurch unterscheidet sich die medizinische Logistik von der bloßen Verwaltung eines Lagerraums?

Der gesamte Prozess wird dabei begleitet: Ermittlung des Bedarfs gemeinsam mit dem medizinischen Team, Planung der Beschaffung, Organisation des Transports, Überprüfung der Lieferungen, Lagerung der Produkte, Erfassung der Warenbewegungen und Vorbereitung der Nachschublieferungen. Die Produktqualität und die Rückverfolgbarkeit müssen dabei durchgehend gewährleistet sein.

Die „seven rights“, also die „Siebenmal Richtig-Regel“, dienen als nützliche Orientierungshilfe: das richtige Produkt in der richtigen Menge und im richtigen Zustand, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit, für den richtigen Empfänger und zu den richtigen Kosten. Im humanitären Kontext bedeutet „Kosten“, dass begrenzte Ressourcen verantwortungsvoll eingesetzt werden, ohne dabei Abstriche bei der Qualität zu machen. Ein günstiger Kauf ist keine Ersparnis, wenn das Produkt nicht sicher verwendet werden kann.

Wie hast du damit in Dnipro angefangen?

Indem ich zuhörte, mit die Lagerbereiche angesehen und gezählt habe. Ich brauchte ein Fundament: Was wir da hatten, wo es sich befand, wie viel verfügbar war und wann es ablief. Wir testeten die Methode zunächst an einigen Kartons, bevor wir sie auf den gesamten Lagerbestand ausgeweitet haben.

Das System wurde manuell auf Grundlage der Anforderungen der Basis und der bereits bestehenden CADUS-SOPs (Standard Operating Procedures) entwickelt, wobei beschriftete Kartons, Dokumente und miteinander verknüpfte Spreadsheets zum Einsatz kamen. Medizinische Verbrauchsmaterialien wurden in acht bekannte Produktgruppen unterteilt: Atemwege, Atmung, Kreislauf, Diagnostik, Umwelteinflüsse, Hygiene, Chirurgie und Wundversorgung. Für Medikamente wurden Regal- und Behälterplätze zugewiesen. Die räumliche Anordnung und die Aufzeichnungen mussten denselben Bestand beschreiben. Das System kann im Hinblick auf die Einhaltung neuer CADUS-Standards oder -Richtlinien überprüft werden.

Die Vorbereitung von Patient*innen auf medizinische Evakuierungen (MedEvac), wie hier in einem Krankenhaus in Dnipro, sowie deren Versorgung während des Transports, erfordern eine große Menge an medizinischem Material. Der ständige Nachschub dieser Materialien ist für den Erfolg solcher Einsätze unerlässlich. Foto: CADUS

Wie sorgt man dafür, dass ein Logistiksystem und das medizinische Team dieselbe Sprache spricht?

Du entwickelst das System gemeinsam mit den Menschen, die die Produkte verwenden. Medizinische Fachkräfte erläutern, wozu die einzelnen Artikel dienen, welche Komponenten miteinander verbunden sind und was sie bei der Vorbereitung benötigen. Das hat uns dabei geholfen, zusammengehörige Artikel nahe beieinander zu platzieren und zu vereinbaren, welche Verbrauchsmaterialien in das „Pick-and-Go“-Regal gehören.

Eine Referenznummer ist für die Rückverfolgbarkeit wichtig, doch wer nach einem Atemkreislauf (Verbindungsteil zwischen Patient*in und Beatmungsgerät, Anm. d. Red.) sucht, benötigt einen wiedererkennbaren Namen und einen eindeutigen Standort. Codes, Farben und einfache Beschreibungen ergänzen sich dabei. Das medizinische Team bringt klinisches Fachwissen ein; die Logistik setzt diese Anforderungen in Lagerungs-, Transport- und Versorgungsmaßnahmen um.

Wie sieht die Nutzung des Systems in der Praxis aus?

Es gibt drei Vorgehensweisen. Bei Medikamenten macht der Anwender für jede entnommene Einheit einen Strich auf der weißen Lasche. Der PA (Projektassistent) aktualisiert anschließend die Bestandsaufzeichnungen.

Das „Pick-and-Go“-Regal ist ausschließlich für medizinische Verbrauchsmaterialien vorgesehen. Die Mitarbeiter*innen entnehmen sich das, was sie benötigen, ohne ein Entnahmeformular auszufüllen. Der*die medizinische Assistent*in überprüft das Regal wöchentlich, füllt fehlende Artikel auf und gleicht die entsprechenden Bestandsbewegungen ab. Dies ist ein praktischer Kompromiss: Die Mengen im Regal werden in regelmäßigen Abständen überprüft, anstatt nach jeder Entnahme in Echtzeit nachverfolgt zu werden.

Bei Artikeln, die sich außerhalb der Regale befinden, wenden sich die Kolleg*innen an den*die Verwaltungsassistent*in, die den Artikel holt, ihn übergibt und die Ausgabebuchung vornimmt. Das Plakat veranschaulicht diese Abläufe auf anschauliche Weise.

Inwiefern fließen internationale Standards in alltägliche Entscheidungen ein?

Die von der WHO festgelegten Standards für Lager- und Vertriebspraktiken dienen als technische Richtlinie für den Schutz der Produktqualität, die Führung von Aufzeichnungen, den Lagerumschlag sowie die Aussortierung unbrauchbarer Produkte. Die Gesundheitsstandards von Sphere ordnen den Zugang zu lebenswichtigen Arzneimitteln und Medizinprodukten in den größeren Rahmen der Verantwortung für die Bereitstellung angemessener humanitärer Versorgung ein.

Diese Vorgaben gelten neben den einschlägigen Vorschriften, den CADUS-spezifischen Prozessen und den Anweisungen der jeweiligen Hersteller. Die Anforderungen hinsichtlich Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Lichtschutz und Kühlkette hängen vom jeweiligen Produkt ab und müssen sowohl während des Transports als auch während der Lagerung eingehalten werden. Anhand einer Tabellenkalkulation lässt sich nicht feststellen, ob ein Produkt nach einer Temperaturabweichung noch sicher ist; hierfür ist eine qualifizierte Beurteilung erforderlich.

Inwiefern hilft dir die Bestandsaufnahme bei der Vorbereitung der nächsten Lieferung?

Dadurch werden Bestände mit kurzer Haltbarkeitsdauer sichtbar gemacht, sodass gültige Produkte mit dem frühesten Verfallsdatum bei der Ausgabe an erster Stelle stehen. Das ist FEFO: First Expiry, First Out. Abgelaufene oder Bestände mit Unklarheiten müssen getrennt von den zur Verwendung verfügbaren Beständen aufbewahrt werden.

Die Aufzeichnungen helfen uns zudem dabei, Mindestmengen mit dem medizinischen Team zu besprechen, den Verbrauch mit den Lieferfristen abzugleichen und Verzögerungen einzuplanen. Bei der Nachbestellung sollten der verfügbare Bestand, noch in der Lieferung befindliche Bestellungen, der erwartete Bedarf sowie eine angemessene Sicherheitsreserve berücksichtigt werden. Ziel ist es, sowohl Engpässe als auch Überbestände zu vermeiden, die möglicherweise verfallen könnten. Diese Entscheidungen müssen regelmäßig überprüft werden, da sich die Abläufe und die Bedürfnisse der Patient*innen ändern.

Gauthier erläutert dem Team in Dnipro den Aufbau und die Abläufe des neu eingerichteten medizinischen Logistiksystems. Foto: CADUS

Du vergleichst das System oft mit einem Auto. Warum?

Die Steuerung sollte verständlich sein, die Tankanzeige gut ablesbar und das Betanken unkompliziert. Fahrer*innen sollten keine Kenntnisse über die Motorelektronik benötigen, bevor sie eine Fahrt antreten. In der medizinischen Logistik sollte es ähnlich sein.

Hinter einer einfachen Entnahme verbergen sich Berechnungen, Bestandsabgleiche, Verfallsdatumskontrollen und Beschaffungsplanung. Die Einrichtung dieser Prozesse erfordert Aufwand, doch die Anwender*innen sollten nicht die gesamte Komplexität beachten müssen. Auch die nächsten Logistiker*innen müssen in der Lage sein, den Umgang mit dem System sowie dessen Wartung zu erlernen. Die darin enthaltenen Daten müssen für befugte Kolleg*innen vor Ort und im Hauptbüro zugänglich sein, wobei klare Zuständigkeiten für Aktualisierungen festgelegt sein müssen. Andernfalls geht das Wissen mit einer Person verloren.

Wer hat dazu beigetragen, die Idee in ein funktionierendes System umzusetzen?

Es handelte sich um ein Gemeinschaftsprojekt des Health- sowie des Logistik-Teams im Hauptbüro, das sein Fachwissen und seine Unterstützung eingebracht hat. Der tägliche Austausch mit medizinischen Teams vor Ort, dem IMC, Ärzt*innen und Sanitäter*innen lieferte das Produktwissen, die praktischen Erfahrungen und das Verständnis für die Bedürfnisse der Patient*innen, die das Layout so nützlich machen.

Auch die Kolleg*innen aus der Koordination vor Ort haben die Arbeit erst möglich gemacht, unter anderem durch die Budgetfreigabe und praktische Vorkehrungen. Wir haben die Ausgaben gering gehalten, indem wir, wo immer möglich, vorhandene Ausrüstung genutzt und lediglich einfache Ergänzungen beschafft haben. Die Überprüfung der Lagerbedingungen und der Sicherheit der Sauerstoffflaschen lieferte weitere Erkenntnisse. Ich habe einen Großteil der Umsetzung koordiniert, doch das Ergebnis hing von dieser Zusammenarbeit ab.

Wie geht es nun weiter und was bedeutet dir diese Erfahrung?

Das System befindet sich derzeit in der abschließenden Testphase unter realen Betriebsbedingungen. Wir müssen prüfen, inwieweit die Bestandsdaten mit dem tatsächlichen Lagerbestand übereinstimmen, ob die wöchentliche Nachschubversorgung funktioniert und welche Schwierigkeiten die Mitarbeiter*innen dabei haben. Das System sollte sich kontinuierlich weiterentwickeln und dabei den medizinischen Anforderungen, den Lieferbeschränkungen, den Sicherheitsbedingungen sowie den gesetzlichen Vorschriften Rechnung tragen.

Es handelt sich nach wie vor um ein intern entwickeltes Tool für den internen Gebrauch und nicht um eine fertige Lösung, die unverändert übernommen werden kann.

Für mich persönlich war das eine sehr erfüllende Aufgabe. Ich durfte beobachten, wie diese eher unterstützende Aufgabe ihren richtigen Platz einnehmen konnte: nützlich für den Betriebsablauf und wichtig für die Sicherheit und Leistungsfähigkeit der Abteilungen. Kolleg*innen dabei zu helfen, das zu finden, was sie benötigen, Vertrauen in den Lagerbestand zu entwickeln und mehr Zeit mit den Patient*innen verbringen zu können, verleiht dieser Arbeit eine sehr konkrete Bedeutung.